Als je meerdere medewerkers in dienst hebt, is een personeelsplanning nodig. Je personeelsplanning hangt niet alleen samen het aantal uren dat gemaakt kan worden door personen, het aantal uren dat zij ingepland zijn en wanneer zij ingepland zijn. Je zou er bijvoorbeeld ook loonkosten, verzuim en veel meer in kunnen verwerken. Wat zou je er nog meer bij kunnen betrekken? We leggen het je hier uit.
Kosten
Als je een budget hebt, kun je hier rekening mee houden in de personeelsplanning. En als je het verwachte aantal uren weet kun je dat per functie of persoon vermenigvuldigen en vervolgens alle verwachte personeelskosten bij elkaar optellen. Tevens kun je in de planning rekening houden met andere kosten, zoals verzekeringsgerelateerde kosten, vakantietoeslagen, loonbelasting en overige kosten.
HR-informatie
Het is ook handig om de personeelsplanning in verband te brengen met HR-kwesties, zoals informatie uit contracten, uit CAO’s en over ziekte en verlof. Eén van de dingen die je in zou kunnen stellen in een spreadsheet is dat er een berekening wordt gemaakt van het aantal vakantiedagen per persoon. Daarbij kun je een conditionele opmaak instellen die rood kleurt als er een bepaald aantal dagen wordt overschreden.
Gebruik een app
Je hoeft zelf niet helemaal je planning en alles wat daarmee samenhangt bij te houden in een Excel-bestand of in Google Spreadsheets. Dit kan ook een wirwar van informatie worden. Om het eenvoudig te houden, kun je ook software gebruiken die speciaal gemaakt is voor personeelsplanning en alles wat daarbij hoort. Deze software is gemaakt door specialisten die waarschijnlijk al iets meer tijd hebben gestoken in het bedenken van handige functies voor een personeelsplanning dan jij.
De app van Nostradamus maakt het bijvoorbeeld ook gemakkelijk om het rooster te publiceren en te delen met je personeel. Deze software biedt ook inzicht in of een CAO wordt nageleefd en berekent allerlei fijne gegevens vanzelf. Verder kun je in deze tool de urenregistratie bijhouden en nagaan hoeveel overuren een bepaald personeelslid heeft. De informatie wordt opgeslagen in de cloud en is vanaf elke browser te bereiken. Nog een leuke bijkomstigheid is, is dat je de interface kunt aanpassen aan je eigen huisstijl.
Een eigen personeelsplanning indelen is op zich oké. Je kunt hem helemaal naar eigen wensen samenstellen, maar gespecialiseerde software is vaak makkelijker en scheelt de planner veel tijd en zorgen. Je keuze is een kwestie van afwegingen over kosten, voordelen en tijd bijvoorbeeld.