Bijna elk bedrijf ontkomt niet aan urenregistratie, bijvoorbeeld voor facturatie of om een overzicht van projectkosten te maken. Helaas worden uren vaak niet juist geregistreerd of het is moeilijk om een goed overzicht te maken. Dit kost veel tijd en geeft een onjuiste weergave van projectkosten. Lees hier hoe je makkelijk de grootste valkuilen van urenregistratie kunt vermijden.
Invullen uren kost te veel tijd
Werknemers besteden vaak te veel tijd aan urenregistratie. Dit komt door systemen met ingewikkelde invoerschermen die ook nog eens niet mobiel beschikbaar zijn. Het is beter om de invoer zo eenvoudig mogelijk te houden en beschikbaar te maken op alle apparaten. Er zijn veel online urenregistratiesystemen die dit mogelijk maken.
Rapportage opstellen is ingewikkeld
Naast het invullen is een goede rapportage belangrijk. Het is van belang om rapportage te automatiseren om fouten te voorkomen. Als je bijvoorbeeld een urenregistratie in Excel bijhoudt, zorg er dan voor dat je niet elke maand uren bezig bent om overzichten samen te stellen. Er zijn gratis Excel templates beschikbaar om je urenregistratie te verbeteren.
Projectstructuur is te complex
Zorg ervoor dat werknemers niet verdwalen in lange lijsten van projecten en activiteiten. Online urenregistratiesystemen bieden vaak functies om het aantal projecten per gebruiker in te stellen. In Excel is het mogelijk om per gebruiker filters in te stellen op lijsten.
Ongeacht welk urenregistratiesysteem je gebruikt, het loont de moeite om goed na te denken over een effectieve structuur met projecten en activiteiten voor je urenregistratie. Vraag feedback van een collega over de inrichting van je urenregistratie, die levert altijd goede suggesties voor verbetering op. Meestal zijn structuurwijzigingen mogelijk die rapportage en invullen van uren aanmerkelijk vereenvoudigen.
Urenregistratie is niet geschikt voor teams
Veel bedrijven gebruiken Excel sheets voor urenregistratie. Dit werkt prima voor een klein aantal medewerkers. Het nadeel van Excel dat het niet geschikt om met meerder mensen in één bestand te werken en tegelijkertijd de gegevens accuraat te houden. Daarnaast kan iedereen alle gegevens wijzigen en dat is niet altijd wenselijk. Tot slot is een urenregistratie in Excel geen bijzonder veilige oplossing. Een spreadsheet kan per ongeluk verwijderd worden en is vaak niet beveiligd tegen ongeautoriseerde toegang.
Teams zijn niet gemotiveerd om uren in te vullen
Het is zaak om je medewerkers te motiveren voor urenregistratie. Dit is belangrijk omdat het de kwaliteit van je urenregistratie enorm verhoogt. Mensen houden niet van nutteloze administratie, dus neem de tijd om je werknemers uit te leggen waarom urenregistratie belangrijk is. Daarnaast is het belangrijk dat het voor iedereen duidelijk is hoe uren geregistreerd moeten worden. Loop een keer samen door het proces en maak een korte maar duidelijk stap-voor-stap handleiding.